Funktioner i digital bilagshåndtering
Fra fakturafangst og kontrolpanel til kontraktstyring, indkøb, budget, mobiladgang, analytics og AI – se alle modulerne i Rillion Prime, som Document People implementerer og drifter for jer.
Hovedmodul
Rillion Prime er basismodulet i et velafprøvet, brugervenligt og komplet system til elektronisk håndtering af leverandørfakturaer. Tanken bag er, at enkelhed skaber smartere arbejdsmetoder. Vi ved, at jeres tid er kostbar, og derfor automatiserer vi processen ved at behandle alle korrekte fakturaer ved at matche dem med indkøbsordrer og kontrakter. I kan i stedet bruge jeres ekspertise til de tilfælde, hvor der er afvigelser. Rillion Prime håndterer alle leverandørfakturaer, uanset om de leveres som e-faktura, i pdf-format eller scannes.
Rillion Prime kan håndtere mange firmaer parallelt i koncernstrukturer. Findes firmaet i flere lande og sprogområder? Det er ikke noget problem – varierede momssatser i forskellige lande er hverdagskost for os. Vi tilbyder endda advarselslister over useriøse leverandører.
ERP-integration til over 50 forskellige systemer
Såsom Dynamics 365 Finance & Operations, Business Central, C5, Navision, Dynamics AX, XAL, e-conomic og M3.
Kontrolpanelet
Med Rillion Dashboard får I det fulde overblik. I dette webbaserede kontrolpanel kan I følge med i alt, hvad der sker i Rillion Prime.
I vil hurtigt opleve, at digital bilagshåndtering i Rillion Prime giver stor effektivisering. Med Dashboard kan I tage effektiviseringerne til et helt nyt niveau. Når I har overblik over status, proces og værdifulde nøgletal, kan I identificere flaskehalse i organisationen og se muligheder for forbedringer. Den øgede kontrol bruges også af mange til at genforhandle for eksempel handelsbetingelser og mængderabatter med leverandører.
Sørg for, at de rette medarbejdere har adgang til de rette oplysninger. Den logiske og fleksible fremgangsmåde gør det nemmere at sikre, at medarbejderne har adgang til de nyeste oplysninger, så de altid er på forkant. I kan også bruge det til at kommunikere internt ved hjælp af det medfølgende Bulletin Board.
Kontraktstyring
Kontrakter er det optimale udgangspunkt for vores speciale: automatisering fra bestilling til betaling.
Med Rillion Contract behøver I ikke bruge tid på at godkende den samme faktura måned efter måned. Systemet matcher, kontrollerer og behandler alle de fakturaer, der relaterer sig til indgåede og godkendte kontrakter. Modtager I en indbetalingsadvisering, er det heller ikke et problem. Rillion Contract kan desuden selv oprette fakturaer ud fra en kontrakt (selvfakturering).
Det webbaserede Rillion Contract forenkler og forandrer organisationens måde at arbejde med kontrakter på. Det fungerer som en elektronisk kontraktdatabase, som hele tiden er tilgængelig og søgbar. Med en fleksibel rettighedsstruktur kan I bestemme, hvem der skal se hvad, og hvem der skal modtage påmindelser om vigtige datoer i kontrakten. Når kontrakter er lettilgængelige i organisationen, bliver det nemmere at efterleve dem, og effektiviteten øges.
Indkøbsordrematch
Matchning mellem modtagne fakturaer og indkøbsordrer kan ske på fakturatotal eller linjeniveau. En faktura kan indeholde poster fra flere indkøbsordrer, og en indkøbsordre kan matches mod flere forskellige fakturaer, uanset om de er leveret helt eller delvist.
Princippet er, at mest muligt af processen automatiseres, så I kan bruge energien på at behandle afvigelserne. Af hensyn til systematiseringen og for at gøre arbejdet nemmere bliver afvigelserne kategoriseret og farvekodet, så I hurtigt kan få et overblik. Arbejder I derefter aktivt med matchningsstatistik, kan I kontakte de leverandører, der har mange afvigelser, så automatiseringen kan forbedres yderligere.
I kan angive en tolerance for, hvor meget en faktura må afvige fra en ordre – på fakturatotal og på linjeniveau, som en procentdel eller som et præcist beløb. Der kan bruges forskellige parametre for forskellige firmaer og leverandører.
Indkøbsordresystem
Den bedste måde at få kontrol over omkostningerne på er at få styr på dem, inden de bliver til virkelighed. Ved at styre, regulere og automatisere indkøb gennem Rillion Buyer får I bedre styring med virksomheden og dermed en større fortjeneste. Det er desuden en effektiv metode til at sætte en stopper for fejlindkøb.
I Rillion Buyer er det muligt at oprette en indkøbskurv individuelt for de indkøbsbehov, som den enkelte medarbejder har – lidt som at have sin egen onlinebutik, der kun indeholder det, man har brug for, til de bedste priser. Rillion Buyer kan naturligvis også bruges til fritekstbestillinger.
Ved at fokusere på virksomhedens indkøb kan flere rekvisitioner standardiseres og automatiseres. Når et indkøb er godkendt og konteret, er det meste af arbejdet med at kontrollere den efterfølgende leverandørfaktura allerede på plads. Indkøb kan foretages direkte på leverandørens e-handelsløsning, og på baggrund af foretagne indkøb oprettes der automatisk en rekvisition i Rillion Buyer, som sikrer den videre korrekte håndtering, herunder godkendelse.
Investeringsanmodning og budget
Rillion Budget er et produkt til budget-anmodninger. Ved at sammenkoble Rillion Budget med Rillion Buyer matches rekvisitioner med projekt- eller investeringsbudgetter, så I får fuld kontrol over udgifterne på et projekt og allerede tidligt kan se, om I risikerer at overskride budgettet.
Når der opstår et behov i organisationen, kan I oprette en budget-anmodning i Rillion Budget. Når investeringsbudgettet oprettes, godkendes det ud fra de samme godkendelsesregler, som anvendes for alle produkter i Rillion Prime. I Rillion Buyer kontrolleres det derefter, at rekvisitionens beløb ikke overskrider den godkendte budget-anmodning.
Med funktionen Rapporter kan I nemt navigere i og få oplysninger om indkøb, investeringsbudgetter, indkøbsordrer og matchede fakturaer – et overblik over hele processen fra budgettering til betaling, som er uvurderligt ved evaluering af projekter.
Dokumenthåndtering
Rillion Documents giver jer mulighed for at importere, arkivere og sende forskellige former for dokumenter ud til godkendelse – det kan være ansættelseskontrakter, datablade, garantibeviser, regnskaber, referater og meget mere. Løsningen giver et hurtigt overblik over jeres forretningsdokumenter, samt styring af hvem der har adgang til at se dem. Det sparer tid og papir, og I kan dele dokumenter i virksomheden på en fleksibel og sikker måde.
Dokumenter kan manuelt registreres eller importeres fra forskellige kilder, for eksempel fra en scanningsløsning eller som et feed fra jeres økonomisystem, og derefter sendes til godkendelse i henhold til et foruddefineret workflow. I kan selv nemt oprette og vedligeholde workflows til automatisk håndtering af bestemte dokumenttyper.
Smartphone adgang
Rillion Mobile er et modul, som giver endnu bredere adgang til Rillion Prime. Nu kan medarbejderne godkende fakturaer lige så nemt, som de tjekker deres e-mails på smartphones eller computere. Selv den travle medarbejder, der hele tiden er ude at rejse, kan behandle sine elektroniske fakturaer lige så hurtigt som på kontoret – mens der ventes på et fly, efter kundebesøg, i toget, eller mens man spiser.
Rillion Mobile kan bruges, uanset hvilken telefon eller tablet I bruger. Det er en web-app, der er skræddersyet til mobilenheder. Kan I gå på internettet med enheden, kan I også behandle jeres fakturaer i Rillion Mobile – I skal blot logge på via webbrowseren, uden forudgående installation.
Rillion Analytics
Rillion Analytics giver jer indsigt i data og nøgletal for hele indkøbsfaktura-flowet i realtid. Modulet samler information om leverandørperformance, ubetalte fakturaer, betalingsstatus og overholdelse af aftalte betalingsbetingelser i overskuelige dashboards, så I hurtigt kan se, hvor flaskehalsene i godkendelsesprocessen opstår.
I får konkrete nøgletal for automatiseringsgraden – blandt andet hvor stor en andel af fakturaerne der behandles helt uden manuel indblanding, og hvor lang den gennemsnitlige behandlingstid er – samt mulighed for at følge det forventede cash flow ud fra de indkøb og fakturaer, der allerede er i systemet.
Rapporterne kan tilpasses forskellige modtagere, fra økonomimedarbejdere til controllere og CFO'en, i en brugervenlig grænseflade der ikke kræver teknisk indsigt. Det betyder, at ledelsen kan få direkte adgang til de relevante tal, uden at skulle ind i selve fakturasystemet eller vente på en rapport fra økonomiafdelingen.
Rillion AI
Rillion AI automatiserer flere af de opgaver i fakturaflowet, der traditionelt har krævet manuel behandling. Modulet aflæser fakturaer – uanset om de modtages som scannede dokumenter, PDF-filer eller e-fakturaer – og udtrækker automatisk linjer, leverandøroplysninger og beløb med høj nøjagtighed, uden at der skal opsættes skabeloner for hver enkelt leverandør.
Ud fra tidligere konteringer foreslår Rillion AI automatisk de rigtige konti og omkostningssteder, og forslagene bliver løbende mere præcise, jo flere fakturaer systemet behandler. På samme måde kan det foreslå, hvem der skal godkende en given faktura, ud fra tidligere godkendelsesmønstre – også i de tilfælde hvor der er afvigelser fra det normale.
Modulet indeholder desuden en indbygget AI-assistent, som medarbejderne kan stille spørgsmål til – om alt fra en leverandørs tidligere kontering til hjælp til selve systemet – uden at skulle vente på support. Resultatet er kortere behandlingstid pr. faktura og markant mindre manuelt arbejde i den daglige fakturahåndtering.
Få en nemmere arbejdsdag
Book en demo, og find ud af hvordan Document People kan automatisere jeres fakturaflow.