Funktionen der digitalen Rechnungsverarbeitung
Von Rechnungserfassung und Dashboard über Vertragsverwaltung, Einkauf, Budget und mobilen Zugriff bis zu Analytics und KI – alle Module in Rillion Prime, die Document People für Sie implementiert und betreibt.
Hauptmodul
Rillion Prime ist das Kernmodul eines bewährten, benutzerfreundlichen und vollständigen Systems für die elektronische Kreditorenbearbeitung. Der Gedanke dahinter: Einfachheit schafft intelligentere Arbeitsweisen. Wir wissen, dass Ihre Zeit wertvoll ist, und automatisieren den Prozess, indem alle korrekten Rechnungen durch Abgleich mit Bestellungen und Verträgen verarbeitet werden. Ihre Fachkompetenz können Sie stattdessen dort einsetzen, wo sie zählt – bei den Fällen mit Abweichungen. Rillion Invoice verarbeitet alle Lieferantenrechnungen, ob sie als E-Rechnung, PDF oder gescanntes Dokument eingehen.
Rillion Invoice kann viele Gesellschaften parallel über Konzernstrukturen hinweg verarbeiten. Ist Ihr Unternehmen in mehreren Ländern und Sprachen tätig? Kein Problem – unterschiedliche Mehrwertsteuersätze in verschiedenen Ländern sind für uns Alltag. Wir bieten sogar Warnlisten für unseriöse Lieferanten.
ERP-Integration mit mehr als 50 verschiedenen Systemen
Darunter Dynamics 365 Finance & Operations, Business Central, C5, Navision, Dynamics AX, XAL, e-conomic und M3.
Das Dashboard
Mit Rillion Dashboard behalten Sie den vollen Überblick. In diesem webbasierten Kontrollpanel verfolgen Sie alles, was in Rillion Prime geschieht.
Sie werden schnell feststellen, dass die digitale Rechnungsverarbeitung in Rillion Prime erhebliche Effizienzgewinne bringt. Mit Dashboard heben Sie diese Effizienzgewinne auf eine ganz neue Ebene. Sobald Sie Status, Prozess und wertvolle Kennzahlen im Blick haben, erkennen Sie Engpässe in der Organisation und entdecken Verbesserungspotenziale. Viele Kunden nutzen die gewonnene Transparenz auch, um beispielsweise Handelskonditionen und Mengenrabatte mit Lieferanten neu zu verhandeln.
Sorgen Sie dafür, dass die richtigen Mitarbeiter Zugriff auf die richtigen Informationen haben. Der logische und flexible Ansatz macht es leichter sicherzustellen, dass Mitarbeiter die aktuellsten Informationen haben und damit immer einen Schritt voraus sind. Über das integrierte Bulletin Board können Sie zudem intern kommunizieren.
Vertragsverwaltung
Verträge sind der ideale Ausgangspunkt für unsere Spezialität: Automatisierung von der Bestellung bis zur Zahlung.
Mit Rillion Contract müssen Sie nicht länger Monat für Monat dieselbe Rechnung freigeben. Das System gleicht ab, prüft und verarbeitet alle Rechnungen zu unterzeichneten und freigegebenen Verträgen. Auch eine Zahlungsavis ist kein Problem. Rillion Contract kann sogar selbst Rechnungen aus einem Vertrag erzeugen (Self-Billing).
Das webbasierte Rillion Contract vereinfacht und verändert die Art, wie Ihre Organisation mit Verträgen arbeitet. Es fungiert als elektronische Vertragsdatenbank, die jederzeit verfügbar und durchsuchbar ist. Über eine flexible Rechtestruktur legen Sie fest, wer was sieht und wer Erinnerungen zu wichtigen Vertragsterminen erhält. Wenn Verträge im gesamten Unternehmen leicht zugänglich sind, fällt es leichter, sie einzuhalten – und die Effizienz steigt.
Bestellabgleich
Der Abgleich zwischen eingegangenen Rechnungen und Bestellungen kann auf Ebene der Rechnungssumme oder der einzelnen Positionen erfolgen. Eine Rechnung kann Positionen aus mehreren Bestellungen enthalten, und eine Bestellung kann gegen mehrere verschiedene Rechnungen abgeglichen werden – unabhängig davon, ob vollständig oder teilweise geliefert wurde.
Das Prinzip ist, möglichst viel des Prozesses zu automatisieren, damit Sie Ihre Energie auf die Abweichungen konzentrieren können. Für Ordnung und leichtere Arbeit werden Abweichungen kategorisiert und farblich markiert, so dass Sie schnell einen Überblick erhalten. Wenn Sie anschließend aktiv mit der Abgleichsstatistik arbeiten, können Sie gezielt auf Lieferanten mit vielen Abweichungen zugehen und die Automatisierung weiter verbessern.
Sie können eine Toleranz festlegen, um wie viel eine Rechnung von einer Bestellung abweichen darf – auf Ebene der Rechnungssumme und der Positionen, prozentual oder als exakter Betrag. Für verschiedene Gesellschaften und Lieferanten lassen sich unterschiedliche Parameter verwenden.
Bestellsystem
Kosten kontrolliert man am besten, indem man sie in den Griff bekommt, bevor sie entstehen. Indem Sie den Einkauf über Rillion Buyer steuern, regeln und automatisieren, gewinnen Sie bessere Kontrolle über das Geschäft und damit höhere Profitabilität. Es ist zugleich ein wirksames Mittel, um Fehleinkäufen einen Riegel vorzuschieben.
In Rillion Buyer können Sie einen individuellen Warenkorb anlegen, der auf den Einkaufsbedarf jedes einzelnen Mitarbeiters zugeschnitten ist – ein wenig wie ein eigener Onlineshop, der nur das enthält, was Sie brauchen, zu den besten Preisen. Selbstverständlich lässt sich Rillion Buyer auch für Freitextbestellungen nutzen.
Wenn Sie den Einkauf des Unternehmens in den Mittelpunkt stellen, lassen sich mehr Bestellanforderungen standardisieren und automatisieren. Ist ein Einkauf einmal freigegeben und kontiert, ist der Großteil der Prüfarbeit für die spätere Lieferantenrechnung bereits erledigt. Einkäufe können direkt auf der E-Commerce-Seite des Lieferanten getätigt werden, und in Rillion Buyer wird auf Basis der getätigten Einkäufe automatisch eine Bestellanforderung erzeugt – für eine korrekte weitere Bearbeitung einschließlich Freigabe.
Investitionsantrag und Budget
Rillion Budget ist ein Produkt für Budgetanforderungen. Durch die Verbindung von Rillion Budget mit Rillion Buyer werden Bestellanforderungen gegen Projekt- oder Investitionsbudgets abgeglichen. So haben Sie die Projektkosten vollständig im Griff und erkennen frühzeitig, ob Sie Gefahr laufen, das Budget zu überschreiten.
Entsteht in der Organisation ein Bedarf, können Sie in Rillion Budget eine Budgetanforderung anlegen. Wird das Investitionsbudget erstellt, wird es nach denselben Freigaberegeln genehmigt, die für alle Produkte in Rillion Prime gelten. Rillion Buyer prüft anschließend, dass der Betrag der Bestellanforderung die genehmigte Budgetanforderung nicht überschreitet.
Mit der Berichtsfunktion navigieren Sie mühelos zu Informationen über Einkäufe, Investitionsbudgets, Bestellungen und abgeglichene Rechnungen – ein Überblick über den gesamten Prozess von der Budgetierung bis zur Zahlung, der bei der Bewertung von Projekten von unschätzbarem Wert ist.
Dokumentenverwaltung
Mit Rillion Documents importieren und archivieren Sie verschiedenste Dokumenttypen und senden sie zur Freigabe – etwa Arbeitsverträge, Datenblätter, Garantiescheine, Jahresabschlüsse, Sitzungsprotokolle und vieles mehr. Die Lösung verschafft Ihnen einen schnellen Überblick über Ihre Geschäftsdokumente und Kontrolle darüber, wer sie einsehen darf. Das spart Zeit und Papier und ermöglicht es, Dokumente unternehmensweit flexibel und sicher zu teilen.
Dokumente können manuell erfasst oder aus verschiedenen Quellen importiert werden, etwa aus einer Scanlösung oder als Feed aus Ihrem Finanzsystem, und anschließend nach einem vordefinierten Workflow zur Freigabe gesendet werden. Sie können eigene Workflows für die automatische Bearbeitung bestimmter Dokumenttypen einfach erstellen und pflegen.
Smartphone-Zugriff
Rillion Mobile ist ein Modul, das noch breiteren Zugang zu Rillion Invoice bietet. Mitarbeiter geben Rechnungen jetzt genauso einfach frei, wie sie ihre E-Mails am Smartphone oder Computer prüfen. Selbst der viel beschäftigte, ständig reisende Mitarbeiter bearbeitet elektronische Rechnungen genauso schnell wie im Büro – beim Warten auf den Flug, nach einem Kundenbesuch, im Zug oder beim Essen.
Rillion Mobile lässt sich unabhängig davon nutzen, welches Telefon oder Tablet Sie haben. Es ist eine Web-App, die für mobile Geräte optimiert ist. Wenn Ihr Gerät ins Internet kommt, können Sie Ihre Rechnungen auch in Rillion Mobile bearbeiten – einfach über den Webbrowser anmelden, ganz ohne Installation.
Rillion Analytics
Rillion Analytics gibt Ihnen in Echtzeit Einblick in Daten und Kennzahlen des gesamten Ablaufs vom Einkauf bis zur Rechnung. Das Modul führt Informationen zu Lieferantenperformance, offenen Rechnungen, Zahlungsstatus und der Einhaltung vereinbarter Zahlungsziele in übersichtlichen Dashboards zusammen, so dass Sie schnell erkennen, wo im Freigabeprozess Engpässe entstehen.
Sie erhalten konkrete Kennzahlen zu Ihrem Automatisierungsgrad – darunter, welcher Anteil der Rechnungen vollständig ohne manuellen Eingriff verarbeitet wird und wie hoch die durchschnittliche Bearbeitungszeit ist – sowie die Möglichkeit, den erwarteten Cashflow auf Basis der bereits im System befindlichen Einkäufe und Rechnungen zu verfolgen.
Berichte lassen sich auf unterschiedliche Empfänger zuschneiden, von Finanzmitarbeitern über Controller bis zum CFO, in einer benutzerfreundlichen Oberfläche, die kein technisches Fachwissen erfordert. So erhält die Geschäftsleitung direkten Zugriff auf die relevanten Zahlen, ohne sich im Rechnungssystem anmelden oder auf einen Bericht aus der Finanzabteilung warten zu müssen.
Rillion AI
Rillion AI automatisiert mehrere Aufgaben im Rechnungsfluss, die traditionell manuelle Bearbeitung erforderten. Das Modul liest Rechnungen – ob als gescanntes Dokument, PDF-Datei oder E-Rechnung eingegangen – und extrahiert Positionen, Lieferantenangaben und Beträge automatisch mit hoher Genauigkeit, ohne dass für jeden einzelnen Lieferanten eine Vorlage eingerichtet werden muss.
Auf Basis früherer Kontierungen schlägt Rillion AI automatisch die richtigen Konten und Kostenstellen vor, und die Vorschläge werden umso genauer, je mehr Rechnungen das System verarbeitet. Ebenso kann es auf Grundlage bisheriger Freigabemuster vorschlagen, wer eine bestimmte Rechnung freigeben sollte – auch in Fällen, die von der Norm abweichen.
Das Modul enthält außerdem einen integrierten KI-Assistenten, dem Mitarbeiter Fragen stellen können – von der früheren Kontierung eines Lieferanten bis zu Hilfe zum System selbst – ohne auf den Support warten zu müssen. Das Ergebnis ist eine kürzere Bearbeitungszeit pro Rechnung und deutlich weniger manuelle Arbeit im täglichen Rechnungsbetrieb.
Den Arbeitsalltag erleichtern
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