Acubiz – automatisierte Auslagenverwaltung
Document People implementiert und betreibt Acubiz für Ihr Unternehmen – vom mobilen Belegscan über die Reisekostenabrechnung bis zur Freigabe in Ihrem ERP-System.
Mobile Belegerfassung
Mitarbeiter fotografieren Belege mit dem Smartphone – die Daten werden automatisch übernommen.
Firmenkartenabgleich
Firmenkartentransaktionen werden automatisch mit Belegen und Auslagenabrechnungen zusammengeführt.
Reisekostenabrechnung
Kilometergeld, Tagegelder und Reisekosten in einer einfachen Abrechnung.
Lohn- & ERP-Integration
Freigegebene Auslagen werden automatisch in Ihr Lohn- und ERP-System übertragen.
Überlassen Sie Acubiz und Document People all Ihre Auslagen
Mit Acubiz läuft die Auslagenverwaltung digital und effizient ab:
- Fotografieren Sie den Beleg, um die Auslage zu erfassen.
- Ergänzen Sie einige Angaben – Auslagenart und optional einen Kommentar. (Betrag, Land und Währung werden per OCR-Technologie automatisch vom Beleg übernommen.)
- Der Eintrag wird abgeschlossen und zur Freigabe gesendet.
- Der Freigebende prüft die Auslage und gibt sie in der Mobil- oder Webanwendung von Acubiz frei.
- Die Finanzabteilung erhält die Auslage digital und bereitet sie in der Webanwendung zur Buchung vor.
- Buchung und Erstattung der Auslage erfolgen automatisch.
Firmenkarteneinkäufe in Acubiz
Mit Acubiz werden mit der Firmenkarte bezahlte Mitarbeiterausgaben schnell und digital bearbeitet:
- Tätigen Sie einen Einkauf und zahlen Sie mit der Firmenkarte.
- Fotografieren Sie den Beleg sofort und geben Sie den Zweck an – optional ergänzt um Auslagenart, Projekt, Abteilung oder weitere Angaben.
- Der Eintrag wird mit der Auswahl "Firmenkarte" abgeschlossen und anschließend zur Freigabe gesendet.
Da die Firmenkarten in Acubiz integriert sind, werden Beleg und Kartentransaktion im System automatisch zusammengeführt.
Fahrtenerfassung in Acubiz
Fahrten lassen sich am Smartphone auf zwei Wegen erfassen – automatische Aufzeichnung oder manuelle Eingabe:
- Tippen Sie unten auf das Plus-Symbol und anschließend auf das Auto-Symbol.
- Tippen Sie zu Fahrtbeginn auf "Fahrt starten".
- Tippen Sie am Ziel auf "Fahrt beenden".
- Ergänzen Sie die relevanten Angaben – Zweck und optional Projekt oder Kommentar.
- Absenden und zur Freigabe geben.
Die Finanzabteilung erhält die Daten digital zum Export in das Lohnsystem.
Tagegelderfassung in Acubiz
Mitarbeiter sollen die Ausgaben, die bei ihrer Arbeit anfallen, schnell und einfach erfassen können. Das gilt auch für die Erfassung von Tagegeldern bei Dienstreisen.
- Tippen Sie unten auf das Plus-Symbol und wählen Sie "Tagegelder".
- Geben Sie Beginn und Ende der Reise, Land, Ziel und optional ein Projekt an.
- Wählen Sie für jeden Reisetag die Mahlzeiten aus.
- Senden Sie die Tagegelderfassung mit "Absenden" zur Freigabe.
Projektstunden in Acubiz
Unternehmen haben unterschiedliche Anforderungen an eine Lösung zur Erfassung von Projekten oder Vorgängen. Acubiz bietet dafür zwei Module: Basic für die einfache Zeiterfassung und Advanced für die detaillierte Zeiterfassung.
- Tippen Sie unten in der App auf das Zeit-Symbol (die kleine Uhr) oder auf das Plus-Symbol und dann auf "Zeiterfassung".
- Wählen Sie die passende Kategorie für die Zeiterfassung (entweder eine allgemeine Projektkategorie oder konkrete Projekte).
- Wählen Sie je nach Einrichtung in Ihrem Unternehmen entweder Stunden oder Tage.
- Senden Sie den Eintrag mit "Absenden" zur Freigabe.
Advanced sorgt für mehr Überblick und Struktur bei den Projektstunden.
Mit Rillion kombinieren
Auslagen und Rechnungen im selben Fluss
Die meisten unserer Kunden nutzen Acubiz zusammen mit Rillion für die Rechnungsverwaltung – für einen gemeinsamen Überblick über die gesamten Finanzen des Unternehmens.
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