Datenschutzerklärung der Document People A/S

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit dieser Website und unseren Geschäftstätigkeiten ist:

Document People A/S
Ravnsbjergvej 1
6710 Esbjerg V
Dänemark
Dänische Unternehmensnummer (CVR): 32308759
Telefon: +49 40 32 8902613
E-Mail: info@documentpeople.dk
Website: www.documentpeople.dk

Wenn Sie Fragen zu dieser Datenschutzerklärung haben oder Ihre Datenschutzrechte ausüben möchten, können Sie uns jederzeit kontaktieren.

2. Zwecke der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten insbesondere zu folgenden Zwecken:

• Beantwortung von Anfragen von Interessenten, Kunden und Geschäftspartnern
• Vereinbarung von Meetings, Produktdemonstrationen und Beratungsgesprächen
• Bereitstellung von Support- und Servicedienstleistungen
• Erstellung und Bearbeitung von Angeboten
• Verwaltung von Kunden- und Geschäftsbeziehungen
• Bereitstellung von Informationen über unsere Produkte und Dienstleistungen
• Durchführung von Webinaren und Veranstaltungen
• Verbesserung unserer Website und Benutzererfahrung
• Analyse der Nutzung unserer Website
• Schutz unserer Website und IT-Systeme vor Missbrauch und Sicherheitsbedrohungen
• Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen

3. Kategorien personenbezogener Daten

Je nach Nutzung unserer Website können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• Name
• Firmenname
• Position oder Funktion
• Telefonnummer
• E-Mail-Adresse
• Inhalte von Kontaktformularen
• Supportanfragen
• Informationen im Zusammenhang mit Terminbuchungen
• IP-Adresse
• Browser- und Geräteinformationen
• Nutzungsdaten der Website
• Cookie- und Einwilligungsinformationen

Besondere Kategorien personenbezogener Daten gemäß Art. 9 DSGVO werden grundsätzlich nicht verarbeitet.

4. Herkunft der Daten

Personenbezogene Daten erhalten wir direkt von Ihnen, über Kontaktformulare, über Meeting- und Supportformulare, über E-Mail- und Telefonkommunikation sowie über Cookies und ähnliche Technologien nach entsprechender Einwilligung.

Darüber hinaus können wir geschäftsbezogene Kontaktdaten aus öffentlich zugänglichen Quellen beziehen, beispielsweise Unternehmenswebsites, Handelsregister, berufliche Netzwerke wie LinkedIn sowie sonstige rechtmäßig zugängliche Geschäftsinformationen.

5. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)
Soweit Sie uns Ihre Einwilligung erteilt haben, betrifft dies insbesondere Google Analytics 4, Meta Pixel, Analyse- und Marketing-Cookies sowie Newsletter- und Webinaranmeldungen. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Vertragserfüllung und vorvertragliche Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)
Soweit die Verarbeitung für die Durchführung eines Vertrages oder vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist, betrifft dies insbesondere Angebotsanfragen, Produktdemonstrationen, Kundenbetreuung und Supportleistungen.

Gesetzliche Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO)
Sofern die Verarbeitung zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen erforderlich ist.

Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)
Soweit die Verarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen erforderlich ist, umfasst dies insbesondere die Kommunikation mit Kunden und Interessenten, Geschäftsentwicklung, IT-Sicherheit, Betrugs- und Spamprävention sowie die Stabilität und Sicherheit unserer Website.

6. Kontakt-, Meeting- und Supportformulare

Wenn Sie unsere Formulare für Kontaktanfragen, Meetingbuchungen oder Support verwenden, verarbeiten wir die von Ihnen bereitgestellten Informationen. Ohne die als Pflichtfelder gekennzeichneten Angaben kann eine Bearbeitung Ihrer Anfrage möglicherweise nicht erfolgen.

Die Rechtsgrundlage richtet sich nach dem Inhalt der Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO). Die übermittelten Informationen werden über Microsoft Graph an unsere Microsoft-365-Umgebung übertragen und dort verarbeitet.

Kontaktanfragen werden grundsätzlich bis zu 24 Monate nach der letzten relevanten Kommunikation gespeichert, sofern keine gesetzlichen oder vertraglichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

7. Microsoft 365 und Microsoft Graph

Wir verwenden Microsoft 365 und Microsoft Graph zur Verarbeitung von E-Mail-Kommunikation, Kundenanfragen, Meetingbuchungen, Supportfällen und internen Verwaltungsprozessen.

Soweit Microsoft personenbezogene Daten als Auftragsverarbeiter verarbeitet, erfolgt dies auf Grundlage entsprechender Vereinbarungen gemäß Art. 28 DSGVO. Weitere Informationen finden Sie in den Datenschutzbestimmungen von Microsoft.

8. Hosting durch Cloudflare Pages

Unsere Website wird über Cloudflare Pages bereitgestellt. Hierbei können technische Informationen verarbeitet werden, darunter IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, Browserinformationen, Geräteinformationen sowie technische Protokolldaten.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der sicheren, stabilen und effizienten Bereitstellung unserer Website.

9. Cloudflare Turnstile

Zum Schutz unserer Formulare vor Spam und automatisierten Angriffen verwenden wir Cloudflare Turnstile. Hierbei können technische Signale verarbeitet werden, unter anderem IP-Adresse, Browserinformationen, Geräteinformationen und technische Sicherheitsinformationen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im Schutz unserer Website und Kommunikationskanäle vor Missbrauch.

10. Google Analytics 4

Nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung nutzen wir Google Analytics 4 zur Analyse der Nutzung unserer Website. Dabei können Informationen verarbeitet werden wie IP-Adresse, Browserinformationen, Geräteinformationen, Seitenaufrufe, Nutzungsverhalten und Herkunft der Besucher.

Google Analytics wird ausschließlich nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung aktiviert. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über die Cookie-Einstellungen widerrufen.

Die jeweils geltenden Speicherdauern, Cookie-Laufzeiten und weitere Informationen ergeben sich aus der aktuellen Cookie-Erklärung von Iubenda.

11. Meta Pixel

Nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung verwenden wir Meta Pixel zur Messung der Wirksamkeit unserer Marketingmaßnahmen. Dabei können Informationen verarbeitet werden über Seitenaufrufe, Interaktionen, Kampagnenleistung und Conversions.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Soweit dies nach den jeweils geltenden Vereinbarungen mit Meta erforderlich ist, können Document People A/S und Meta Platforms Ireland Limited für einzelne Verarbeitungsvorgänge gemeinsam verantwortlich sein. Weitere Informationen zu den Vereinbarungen über gemeinsame Verantwortlichkeit können auf Anfrage zur Verfügung gestellt werden.

Weitere Informationen finden Sie in den Datenschutzbestimmungen von Meta.

12. Iubenda Consent Management Platform

Wir nutzen Iubenda zur Verwaltung und Dokumentation von Cookie-Einwilligungen. Iubenda ermöglicht die Verwaltung und Dokumentation von Einwilligungen, die Bereitstellung der Cookie-Erklärung sowie die Speicherung von Einwilligungsnachweisen.

Einwilligungsnachweise werden so lange gespeichert, wie dies zur Erfüllung gesetzlicher Nachweispflichten erforderlich ist.

13. SuperOffice Supportportal

Unsere Website enthält gegebenenfalls Verlinkungen zum Supportportal von SuperOffice. Die Nutzung des Supportportals erfolgt freiwillig. Soweit Sie das Supportportal nutzen, können personenbezogene Daten zur Bearbeitung Ihrer Supportanfrage verarbeitet werden.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO.

14. Datenübermittlung in Drittländer

Einige von uns eingesetzte Dienstleister können personenbezogene Daten außerhalb der EU bzw. des EWR verarbeiten. Dies kann insbesondere Microsoft, Google, Meta und Cloudflare betreffen.

Datenübermittlungen erfolgen ausschließlich auf Grundlage geeigneter Garantien gemäß Kapitel V DSGVO, beispielsweise EU-Standardvertragsklauseln (SCC), das EU-U.S. Data Privacy Framework oder andere zulässige Mechanismen nach DSGVO.

15. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist:

• Kontaktanfragen: Bis zu 24 Monate nach der letzten relevanten Kommunikation.
• Angebotsunterlagen: Bis zu 5 Jahre nach Abschluss oder Beendigung des Angebotsvorgangs, soweit dies zur Dokumentation oder Rechtsverteidigung erforderlich ist.
• Kundendaten: Für die Dauer der Geschäftsbeziehung und entsprechend gesetzlicher Anforderungen.
• Supportinformationen: Entsprechend Kunden- und Supportverhältnis.
• Marketingeinwilligungen: Bis zum Widerruf.
• Cookie-Einwilligungen: Solange gesetzlich erforderlich.

Anschließend werden Daten gelöscht oder anonymisiert.

16. Rechte betroffener Personen

Sie haben insbesondere folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft
• Recht auf Berichtigung
• Recht auf Löschung
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
• Recht auf Datenübertragbarkeit
• Widerspruchsrecht
• Recht auf Widerruf einer Einwilligung

Sie können diese Rechte jederzeit gegenüber Document People A/S geltend machen.

17. Automatisierte Entscheidungen und Profiling

Document People A/S trifft keine automatisierten Entscheidungen, die rechtliche Wirkungen entfalten oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen.

18. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständige Behörde für Document People A/S ist insbesondere:

Datatilsynet
Carl Jacobsens Vej 35
2500 Valby
Dänemark
Website: www.datatilsynet.dk

Darüber hinaus können Sie sich an die zuständige Aufsichtsbehörde Ihres Wohn- oder Arbeitsortes wenden.

19. Datensicherheit

Wir setzen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ein, um personenbezogene Daten gegen Verlust, Missbrauch, Manipulation und unbefugten Zugriff zu schützen. Unsere Website verwendet verschlüsselte HTTPS-Verbindungen.

20. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, wenn sich gesetzliche Anforderungen, technische Systeme oder unsere Verarbeitungstätigkeiten ändern. Die jeweils aktuelle Version ist jederzeit auf unserer Website verfügbar.

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