Privatlivspolitik for Document People A/S

1. Dataansvarlig

Document People A/S er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, der indsamles via vores hjemmeside og i forbindelse med vores aktiviteter.

Document People A/S
Ravnsbjergvej 1
6710 Esbjerg V
CVR: 32308759
Telefon: +45 70 10 16 60
E-mail: info@documentpeople.dk

Har du spørgsmål til denne privatlivspolitik eller ønsker at gøre brug af dine rettigheder, kan du kontakte os på info@documentpeople.dk.

2. Formålet med behandlingen

Vi behandler personoplysninger for at:

• Besvare henvendelser fra kunder, samarbejdspartnere og besøgende.
• Booke møder, produktdemonstrationer og rådgivningssamtaler.
• Yde support og kundeservice.
• Udarbejde tilbud og administrere kundeforhold.
• Fremsende relevant information om produkter, services, arrangementer og webinarer.
• Forbedre vores hjemmeside og brugeroplevelse.
• Analysere brugen af vores hjemmeside.
• Beskytte hjemmesiden mod misbrug, spam og sikkerhedstrusler.
• Overholde lovmæssige forpligtelser.

3. Hvilke personoplysninger behandler vi?

Vi kan behandle følgende kategorier af oplysninger:

• Navn
• Firmanavn
• Stilling
• Telefonnummer
• E-mailadresse
• Indhold af korrespondance og formularer
• Oplysninger afgivet ved booking af møder
• Supporthenvendelser
• IP-adresse
• Browser- og enhedsoplysninger
• Oplysninger om brugen af hjemmesiden
• Cookie- og samtykkeoplysninger

Vi behandler som udgangspunkt ikke følsomme personoplysninger.

4. Hvorfra indsamler vi oplysningerne?

Vi indsamler personoplysninger:

• Direkte fra dig.
• Via kontaktformularer på hjemmesiden.
• Via bookingformularer.
• Via supporthenvendelser.
• Via e-mailkorrespondance.
• Via cookies og analyseværktøjer, når du har givet samtykke.

Vi kan desuden i begrænset omfang indhente erhvervsrelaterede kontaktoplysninger fra offentligt tilgængelige kilder såsom virksomhedswebsites, erhvervsregistre, professionelle netværk såsom LinkedIn og andre lovlige erhvervskilder.

5. Retsgrundlag for behandlingen

Samtykke
Vi behandler oplysninger på baggrund af dit samtykke, når du accepterer statistik- eller marketingcookies, tilmelder dig nyhedsbreve, tilmelder dig webinarer eller arrangementer, eller anmoder om materiale eller indhold (GDPR artikel 6, stk. 1, litra a). Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage.

Opfyldelse af aftale
Vi behandler oplysninger, når det er nødvendigt for at gennemføre en aftale eller for at gennemføre aktiviteter forud for en aftale (GDPR artikel 6, stk. 1, litra b).

Retlig forpligtelse
Vi kan behandle oplysninger for at overholde gældende lovgivning, herunder bogførings- og skatteregler (GDPR artikel 6, stk. 1, litra c).

Legitim interesse
Vi behandler oplysninger som led i vores legitime interesser, herunder besvarelse af henvendelser, kundedialog og forretningsudvikling, markedsføring over for virksomheder, analyse og forbedring af vores hjemmeside samt IT-sikkerhed og drift (GDPR artikel 6, stk. 1, litra f).

6. Markedsføring

Document People kan fremsende relevant erhvervsrelateret information om produkter, services, webinarer, arrangementer og fagligt indhold i overensstemmelse med gældende markedsføringslovgivning og databeskyttelsesregler.

Du kan til enhver tid afmelde markedsføringskommunikation ved at følge afmeldingslinket i vores kommunikation eller ved at kontakte os direkte.

7. Databehandlere og tredjeparter

Vi anvender eksterne leverandører til drift, sikkerhed og udvikling af vores løsninger.

Microsoft 365 og Microsoft Graph
Når du benytter vores formularer "Kontakt", "Book møde" eller "Support", behandles og opbevares oplysningerne i Microsoft 365. Microsoft 365 anvendes til e-mailkommunikation, kundedialog, support, mødebooking og intern administration.

Cloudflare Pages
Vi anvender Cloudflare Pages til hosting og drift af vores hjemmeside.

Cloudflare Turnstile
For at beskytte vores formularer mod spam, misbrug og automatiserede forespørgsler anvender vi Cloudflare Turnstile. Løsningen hjælper med at verificere, at formularer anvendes af mennesker og ikke af automatiserede systemer.

Google Analytics 4
Vi anvender Google Analytics 4 til statistik og analyse af hjemmesidens anvendelse. Google Analytics aktiveres kun efter dit samtykke.

Meta Pixel
Vi anvender Meta Pixel til at måle effekten af vores markedsføring og forbedre relevansen af vores annoncering. Meta Pixel aktiveres kun efter dit samtykke.

Iubenda
Vi anvender Iubenda som Consent Management Platform (CMP) til håndtering og dokumentation af cookie-samtykker.

SuperOffice
Vores supportfunktion kan linke til supportportalen SuperOffice. Ved brug af supportportalen behandles oplysninger i henhold til de databeskyttelsesvilkår, der gælder for løsningen.

Alle databehandlere er kontraktligt forpligtet til at behandle personoplysninger i overensstemmelse med GDPR og vores instrukser.

8. Overførsel af personoplysninger uden for EU/EØS

Nogle af vores leverandører kan behandle oplysninger uden for EU/EØS. Dette gælder potentielt tjenester leveret af Microsoft, Google, Meta og Cloudflare.

Hvis personoplysninger overføres uden for EU/EØS, sker det alene på baggrund af gyldige overførselsmekanismer såsom EU-Kommissionens Standard Contractual Clauses (SCC), EU-U.S. Data Privacy Framework, eller andre lovlige overførselsgrundlag i henhold til gældende databeskyttelseslovgivning.

9. Opbevaring af personoplysninger

Vi opbevarer kun oplysninger så længe, det er nødvendigt for formålet. Som udgangspunkt gælder følgende:

• Kontaktforespørgsler: Op til 24 måneder efter seneste relevante dialog eller aktivitet.
• Tilbudssager: Op til 5 år efter afslutning.
• Kundeoplysninger: Så længe kundeforholdet består og efterfølgende i henhold til lovgivning.
• Bogføringsrelevante oplysninger: I henhold til gældende bogføringslovgivning.
• Markedsføringssamtykker: Indtil samtykket tilbagekaldes.
• Cookie-samtykker: Så længe dokumentation er nødvendig.

Når oplysninger ikke længere er nødvendige, slettes eller anonymiseres de.

10. Dine rettigheder

Du har efter databeskyttelseslovgivningen følgende rettigheder:

• Ret til indsigt: Du har ret til at få oplyst, hvilke personoplysninger vi behandler om dig.
• Ret til berigtigelse: Du har ret til at få urigtige oplysninger rettet.
• Ret til sletning: Du har under visse omstændigheder ret til at få slettet dine personoplysninger.
• Ret til begrænsning: Du kan i visse tilfælde få begrænset behandlingen af dine oplysninger.
• Ret til dataportabilitet: Du kan i relevante tilfælde få udleveret dine oplysninger i et struktureret og maskinlæsbart format.
• Ret til indsigelse: Du kan gøre indsigelse mod behandling baseret på vores legitime interesse.
• Ret til at trække samtykke tilbage: Hvis behandlingen er baseret på samtykke, kan dette til enhver tid trækkes tilbage.

Automatiske afgørelser og profilering
Document People anvender ikke automatiske afgørelser eller profilering, som har retsvirkning eller tilsvarende væsentlig betydning for registrerede personer. Vi anvender analyse- og markedsføringsværktøjer til at forstå brugen af vores hjemmeside og forbedre vores kommunikation, men disse anvendes ikke til automatiske beslutninger om enkeltpersoner.

11. Cookies

Vi anvender cookies til nødvendig funktionalitet, sikkerhed og beskyttelse mod misbrug, statistik og analyse samt markedsføring. Statistik- og marketingcookies aktiveres kun efter dit samtykke. Du kan til enhver tid ændre eller tilbagekalde dit samtykke via vores cookieindstillinger.

For yderligere information henvises til vores cookiepolitik.

12. Klage til Datatilsynet

Hvis du mener, at vores behandling af dine personoplysninger ikke er i overensstemmelse med gældende regler, har du ret til at klage til:

Datatilsynet
Carl Jacobsens Vej 35
2500 Valby
Danmark

Vi opfordrer dog til, at du kontakter os først, så vi får mulighed for at besvare spørgsmål og afhjælpe eventuelle problemer.

13. Ændringer til privatlivspolitikken

Document People A/S kan løbende opdatere denne privatlivspolitik for at afspejle ændringer i lovgivning, teknologi, produkter, tjenester eller behandlingsaktiviteter. Den til enhver tid gældende version vil være tilgængelig på vores hjemmeside.

14. Kontakt

Document People A/S
Ravnsbjergvej 1
6710 Esbjerg V
E-mail: info@documentpeople.dk
Telefon: +45 70 10 16 60

Denne privatlivspolitik gælder for besøgende på documentpeople.dk samt personer, der kontakter Document People A/S via hjemmeside, e-mail, telefon, supportportal eller øvrige kommunikationskanaler.