Acubiz – automatiseret udgiftshåndtering
Document People implementerer og drifter Acubiz for jeres virksomhed – fra mobil kvitteringsscanning til rejseafregning og godkendelse i jeres ERP-system.
Mobil kvitteringsscanning
Medarbejdere fotograferer kvitteringer med mobilen – data udtrækkes automatisk.
Virksomhedskort-afstemning
Transaktioner fra firmakort matches automatisk med kvitteringer og bilag.
Rejseafregning
Km-godtgørelse, diæter og rejseudgifter samlet i én enkel afregning.
Løn- og ERP-integration
Godkendte udgifter overføres automatisk til jeres løn- og ERP-system.
Lad Acubiz og Document People tage sig af alle jeres udgifter
Med Acubiz foregår udlægshåndteringen digitalt og effektivt:
- Tag et billede af kvitteringen for at registrere udlægget.
- Udfyld få oplysninger – omkostningstype og evt. en kommentar. (Beløb, land og valuta løftes automatisk af kvitteringen gennem OCR-teknologi.)
- Registreringen afsluttes og sendes til godkendelse.
- Godkenderen kontrollerer udlægget og godkender via Acubiz' mobil- eller webapplikation.
- Finansafdelingen modtager udlægget digitalt og gør det klar til bogføring i webapplikationen.
- Bogføring og refusion af udlægget sker automatisk.
Køb på firmakort i Acubiz
Med Acubiz håndteres medarbejderudgifter, købt med medarbejderens firmakort, hurtigt og digitalt:
- Foretag et køb med firmakort som betalingsmiddel.
- Tag et billede af kvitteringen med det samme og indtast formål samt evt. omkostningstype, projekt, afdeling eller andet.
- Registreringen afsluttes ved at vælge "Firmakort" og sendes herefter til godkendelse.
Da firmakortene er integreret med Acubiz, vil kvittering og kreditkorttransaktion automatisk matches i systemet.
Kørselsregistrering i Acubiz
Registrering af kørte kilometer kan foregå på to måder på telefonen – automatisk tracking eller manuel indtastning:
- Tryk på plusset i bunden af skærmen og tryk på bilen.
- Tryk "start tur", når turen starter.
- Tryk "slut tur", når du har nået din destination.
- Udfyld relevante oplysninger – formål og evt. projekt eller kommentar.
- Klarmeld, og send til godkendelse.
Økonomiafdelingen modtager dataen digitalt til eksport til lønsystemet.
Registrering af diæter i Acubiz
Det skal være hurtigt og nemt for medarbejdere at registrere de udgifter, som opstår, når de udfører deres arbejde. Det gælder derfor også ved registrering af diæter ved forretningsrejser.
- Tryk på plusset i bunden af skærmen og vælg "diæter".
- Indtast rejsens til- og fra dato, land, destination og evt. projekt.
- Vælg måltider for hver enkelt rejsedag.
- Send diætregistreringen til godkendelse ved at trykke "Klarmeld".
Projekttimer i Acubiz
Virksomheder har forskellige behov og krav til en løsning, hvor man kan registrere projekter eller sager. Acubiz har to forskellige moduler til formålet: Basic til grundlæggende registrering af timer, og Advanced til detaljeret registrering af timer.
- Tryk på Time-ikonet (det lille ur) i bunden af app'en, eller tryk på plusset og herefter "tidsregistrering".
- Vælg den relevante tidsregistreringskategori (enten en overordnet projektkategori eller specifikke projekter).
- Vælg enten antal timer eller dage afhængig af virksomhedens opsætning.
- Send til godkendelse ved at trykke "Klarmeld".
Med Advanced skabes et bedre overblik og struktur over projekttimerne.
Kombinér med Rillion
Få udgifter og fakturaer i samme flow
De fleste af vores kunder bruger Acubiz sammen med Rillion til fakturahåndtering – for ét samlet overblik over al virksomhedens økonomi.
Se den samlede løsning →Få en nemmere arbejdsdag
Book en demo, og find ud af hvordan Document People kan automatisere jeres udgifts- og rejseafregning.